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入力チェック・自動化

kintoneで条件付き必須・入力チェックを自動化する方法

「失注のときだけ理由を必ず入れてほしい」「見積を出すなら担当者を空欄にしないでほしい」。kintone でフォームを運用していると、入力もれや書き忘れが後から効いてくる場面が必ず出てきます。この記事では、標準の入力チェックでどこまでできるのか、条件に応じた必須化や保存時の自動入力が標準では難しい理由、そしてそれをどう補えるのかを順番に整理します。

kintone 標準でできる入力チェック

まず標準でできることを押さえておきましょう。kintone はフォーム設定でフィールドごとに「必須」を指定でき、空欄のまま保存しようとするとエラーで止められます。文字数の上限や数値の桁、重複禁止（値の重複を許可しない）といった基本的な制約も設定できます。日付や数値を組み合わせた計算フィールド、別アプリから値を引くルックアップも標準機能です。日常的な入力もれの多くは、ここまでで十分に防げます。

• できる: フィールド単位の必須指定、文字数・桁の制限、値の重複禁止
• できる: 計算フィールドによる自動計算、ルックアップによる値の取得

条件によって必須を変えたい、保存時に自動で入れたい

つまずきやすいのは、入力チェックが「条件しだい」で変わるケースです。kintone の必須設定は、フィールドに対して常に必須か常に任意かのどちらかで、「ステータスが失注のときだけ失注理由を必須にする」「区分が法人のときだけ会社名を必須にする」といった条件付きの必須化はできません。回避策としてプロセス管理や別フィールドで運用を縛ることもありますが、設定が複雑になりがちで、現場では結局「人の注意力頼み」に戻ってしまいます。

保存時の自動処理も同様です。計算フィールドは常に計算式どおりに動くだけで、「特定の区分を選んだときだけ担当者を自動で入れる」のように、入力内容の組み合わせを見てから値を埋める処理は標準では組めません。詳細画面に関連情報を差し込むだけなら 関連レコードの表示を見やすくする方法 で足りますが、保存時にレコード自身の値を整える話は別の仕組みが必要になります。

条件分岐処理プラグインで補う

こうした「条件に応じた必須化」と「保存時の自動入力」に絞って解決するのが、条件分岐処理プラグイン（branch-automation）です。作成・編集画面で動き、保存時に設定したルールを判定します。たとえば「ステータスが失注なら失注理由を必須にする」「種別が見積なら担当者を自動でセットする」といったルールを、画面の設定だけで追加できます。コードを書く必要はなく、初期設定はおおむね10分前後で、入力もれチェックと自動入力をひとまとめに管理できるのが利点です。

ただし、できないことも正直に書いておきます。このプラグインが扱うのは、あくまで編集中のレコード内での自動入力と保存前のバリデーションです。他アプリのレコードを同時に更新したり、承認フローと連動させたりといった、大きな自動化を一気に組む用途には向きません。別アプリへの反映が必要なときは アプリ間でレコードを更新する方法 のように、保存時に別アプリへ値を渡す専用プラグインと役割を分けて組み合わせるのが現実的です。範囲を絞っているぶん、設定が分かりやすく、想定外の動きが起きにくいというトレードオフだと考えてください。

進め方としては、(1) いま入力もれが起きている条件を1つ書き出す → (2) その条件で必須にするフィールドをルール化 → (3) 自動で入れたい値があれば自動入力ルールを足す、の順で小さく始めるのがおすすめです。Plumeru では無料プランから1アプリで試せるので、いきなり費用をかけずに自社のフォーム運用に合うかを確かめられます。